Coronavirus : comment les services municipaux ont-ils maintenu leur fonctionnement ?

SOCIAL : AU CŒUR DE LA SOLIDARITÉ

Pendant le confinement, le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS), le service événementiel et le personnel du cabinet du Maire ont assuré un indispensable lien social avec les seniors et les personnes en situation de fragilité. Un travail en commun assuré par 8 agents au total. Parmi les services proposés 

Une veille sociale avec le service animations seniors

Les seniors le souhaitant pouvaient recevoir une fois par semaine un appel, tout comme les personnes les plus fragiles. L’occasion de s’assurer de leur bien-être et de recueillir leurs demandes spécifiques.
Pour les personnes les plus vulnérables, une attention accrue était de mise avec un deuxième appel. Pour recenser un maximum de seniors, les services de la mairie se sont appuyés sur le fichier animations seniors ainsi que sur le registre « canicule », auquel peuvent s'inscrire les plus de 60 ans. À noter qu’en cas d'inquiétude forte, les services sociaux départementaux pouvaient être sollicités par la mairie.

Du présentiel

L'équipe du CCAS a assuré toutes ses missions administratives avec des permanences sur rendez-vous deux fois par semaine en présentiel pour les situations nécessitant un entretien ou une remise de documents urgents, ainsi que le traitement et/ou l'envoi des dossiers aux différentes institutions.

Une permanence d'avocats

Malgré la crise, la Ville a maintenu ses permanences gratuites d’avocats. Un service toutefois assuré à distance par téléphone le temps du confinement.

Livraison de courses et de sourires aux seniors 

Pendant la période de confinement, il était important de protéger et d’aider nos aînés. Lorsque Le Baladin a cessé ses tournées, la Ville a mis en place un service de livraison de courses aux domiciles des seniors domontois afin d’éviter qu’ils se déplacent. Grâce à ce dispositif, ils pouvaient commander via le CCAS des produits de première nécessité ou des médicaments.
Leur commande était ensuite livrée, en toute sécurité, par Marie-France Mosolo, Maire-Adjoint déléguée aux Seniors.
À réception de leur livraison, la personne remettait un chèque du montant des courses destiné au commerçant.
« J'ai toujours été bien accueillie. Au fur et à mesure, mes visites étaient devenues un rendez-vous très attendu par les seniors. Au-delà de leur livrer des courses, je leur apportais aussi un peu de distraction. On a vécu de véritables moments d’échanges et d’émotion. Une dame a même eu les larmes aux yeux lors de ma dernière venue » raconte Marie-France Mosolo. 

Même si ce dispositif a pris fin avec la reprise du Baladin le 22 juin, le contact avec les seniors est maintenu.

La Ville remercie en particulier Jean-Baptiste Grand, propriétaire du Leclerc Moisselles-Domont, l’association des commerçants du marché et les pharmacies de la ville, pour leur participation précieuse dans la logistique de ce service inédit.

En chiffres

• 1 600 seniors recensés par le service Animations Seniors
• 100 foyers vulnérables recensés par le CCAS
• 96  000 appels passés
• Plus de 80 demandes pour le drive du marché
• 29 livraisons de courses effectuées au Centre Leclerc
• 44 bénéficiaires du portage de repas

SERVICES TECHNIQUES : COORDINATION, COORDINATION, GESTION ET PLANIFICATION

Le Centre Technique Municipal est resté fermé pendant le confinement. Toutefois, ses équipes se sont immédiatement organisées afin de répondre aux besoins et urgences.
Les personnels administratifs ont assuré leurs missions en télétravail. Au total, environ 50 % des effectifs étaient disponibles pendant la crise. Une astreinte a également été instaurée dès les premiers jours, ainsi qu’une astreinte « poids lourd » pour permettre l’usage de certains véhicules.
Un planning quotidien était établi, en lien avec la directrice des services techniques et les différents chefs d’équipes. Pour rester en contact, les agents ont mis en place un groupe WhatsApp.

Le service a assuré plusieurs missions :

La salubrité publique

Pendant toute la crise, le service est monté en puissance sur le terrain afin d'assurer en priorité la salubrité publique avec le ramassage des corbeilles. Pour s'assurer que chaque agent soit équipé et protégé, un stock était tenu en temps réel et le matériel préparé nominativement pour le lendemain. Des « kits bureau » ou « kits véhicule » comprenant le nécessaire en fonction de la situation de travail de chaque agent ont été distribués.

Le nettoyage et la sécurisation des locaux

Un important travail a été effectué pour le ménage et la désinfection des locaux. Les services techniques ont géré la commande de produits spécifiques, efficaces contre la Covid-19, ainsi que des plaques de plexiglas ou encore gants avec le souci d'anticiper les annonces de l'État. Depuis début juillet, les services techniques sont aussi dotés d'un nébuliseur pour désinfecter les locaux, traiter l'air et les surfaces dans le cadre du la Covid-19 ou toute autre épidémie.

SERVICE ENFANCE EN ATTENDANT LA RENTRÉE

Le service enfance a gardé le contact à distance avec le public en attendant de pouvoir rouvrir ses bureaux. Il a géré de nombreux dossiers administratifs, scolaires et périscolaires.

Parmi eux :
Malgré la fermeture des écoles, le service enfance a dû gérer les nombreux dossiers d'annulation de toutes les prestations provisionnées jusqu'en mai, générer des avoirs et les mettre en ligne sur l'espace famille. Il a également établi, avec le service des finances, un système de remboursement pour les enfants de CM2 dans le cadre des accueils périscolaires.
Toujours en lien avec le service financier, les équipes ont fourni un important travail lié à l'annulation de toutes les classes transplantées des CM2, ainsi que des prestations bus pour les sorties scolaires de fin d'année et de toutes les kermesses scolaires. Enfin, il s'est occupé des remboursements et avoirs suite à l'arrêt et annulation de prestation et séances d'aides aux devoirs. À noter que les jeunes qui le souhaitaient pouvaient bénéficier de l'accompagnement aux devoirs par visioconférence.

Les inscriptions pour la rentrée 2020

Le service a également géré les inscriptions scolaires à distance pour la rentrée de septembre 2020 ainsi que la livraison des commandes scolaires en fournitures (sanitaires et matériels) sur tous les sites scolaires.

La gestion de l'accueil des personnels prioritaires

Dès le début du confinement, la Ville a également mis en place un accueil d’enfants de personnels soignants à l’école Gabriel Péri. En lien avec l’Inspection Académique, les services périscolaires ont maintenu cet accueil contribuant à l’effort national pour lutter contre la Covid-19. Une dizaine de familles a ainsi pu profiter régulièrement de cette prise en charge essentielle afin de permettre aux parents de bénéficier d’un mode de garde.

La préparation des programmes d'activités aux accueils de loisirs et au Service Municipal Jeunesse de cet été

POLICE MUNICIPALE PÉDAGOGIE ET FERMETÉ

C'est l'un des services en première ligne lors du confinement. Les Policiers municipaux de Domont ont été particulièrement présents lors de la crise. Ce sont ainsi 3 policiers et 5 ASVP qui ont eu la charge de faire respecter les mesures de confinement, avec un service qui n'a pas été dégradé. Une équipe soudée qui s'est organisée afin d'assurer deux missions spécifiques :

Des contrôles d’attestations

Notamment dans le parc des Coquelicots, encore trop prisé des promeneurs en mars. Toutefois, les agents ont préféré faire preuve de pédagogie les premiers jours afin de sensibiliser les habitants.
Seuls 32 PV ont dû être dressés, grâce au respect global des consignes.

Des distributions de masques

Seuls ou avec le Maire, dans les pharmacies, chez les infirmières ou encore chez des médecins.

MAIS AUSSI…

Accueil : renseigner les administrés

3 agents se sont relayés au standard téléphonique de la mairie depuis leur domicile. Grâce à une application installée sur leur smartphone, ils ont pu répondre aux très nombreuses sollicitations des Domontois et gérer les transferts d’appels vers les services directement concernés. « Nous avons traité des dizaines de demandes par jour, principalement pour rassurer les administrés, les informer sur les démarches d’état-civil et d’urbanisme, les guider vers les services sociaux, confirmer l’annulation des événements locaux... » témoigne l'une des agents.

État-civil : traiter les urgences

Si la mairie était fermée pendant la période de confinement, le service de l’état-civil a continué à gérer les urgences. Les Domontois pouvaient joindre les agents, par exemple pour signaler une naissance ou un décès.

Urbanisme : avancer malgré la crise

Pendant le confinement, le service urbanisme a répondu aux appels téléphoniques et aux courriels.
Des rendez-vous téléphoniques ont même pu avoir lieu. Les dossiers continuaient d'être instruits, malgré les ordonnances de suspension des délais.

Communication : informer les habitants

Le service communication a assuré une mise à jour quotidienne du site internet, de la page Facebook ainsi que des panneaux à LED de la ville.
Objectif : informer les habitants en temps réel de toutes les mesures gouvernementales et municipales en lien avec la crise. Le service a proposé également de nombreuses activités à faire à la maison, seul ou en famille. Il tenait en outre informé l’ensemble de la population sur les commerces ouverts, les dispositifs d'entraide ainsi que les actions des associations et services de la commune.

Ressources humaines : répondre aux interrogations des agents

Les Ressources humaines ont continué d’assurer leurs missions auprès des agents de la commune en répondant notamment à leurs légitimes interrogations liées à la Covid-19.

Finances : parer aux dépenses urgentes

Achat de masques et de gel hydroalcoolique… Le service finances a géré le suivi des dépenses liées à la crise du coronavirus en lien avec les différents services de la commune.

Informatique : assurer le télétravail des agents

Le service informatique a rapidement mis en place des solutions de télétravail pour les agents municipaux qui en avaient besoin. Il a également procédé aux tâches habituelles de maintenance des réseaux, serveurs, et applications (nombreuses mises à jour de logiciels à cause des évolutions de réglementations). Il a enfin assuré l’assistance aux utilisateurs, plus importante et plus complexe en raison du télétravail.

Maison de la Petite Enfance : garder le lien

La Maison de la Petite Enfance a assuré la continuité du service public durant la période de confinement, la crèche familiale restant ouverte pour le personnel prioritaire.
L’équipe de direction a géré le suivi des demandes des familles domontoises et l’encadrement des assistantes maternelles.
Si le multi-accueil est resté fermé, les professionnelles ont maintenu un lien avec les enfants et les familles par téléphone, mail, WhatsApp. 

LA MÉDIATHÈQUE RESTE A LA PAGE

Lieu culturel majeur fermé pendant toute la période du confinement, la médiathèque Antoine de Saint-Exupéry s'est adaptée pour permettre à la culture de rentrer chez les habitants de la commune. Les usagers de la médiathèque avaient accès via le site plainevallee-biblio à des livres numériques, de la presse en ligne, de l'autoformation pour les enfants, adolescents et adultes et avaient la possibilité de télécharger des films et des livres. La médiathèque a également prolongé tous les prêts en cours afin de ne pas pénaliser les usagers. Pendant le confinement, le personnel a pu renseigner les usagers sur la fermeture et la réouverture du site, sur la prolongation des durées de prêts en cours ou encore renouveler certaines adhésions d'usagers pour leur permettre l'accès au site de plainevallee-biblio.

RESTAURATION : LA CUISINE CENTRALE AUX FOURNEAUX

Pendant le confinement, la cuisine centrale n’a pas ménagé ses efforts afin de garantir la livraison de repas pour les enfants de personnels soignants et pour les seniors. Pour ce faire, les équipes ont adopté des mesures sanitaires renforcées et une organisation spécifique.
Ils ne sont pas restés sur leur faim. Enfants de personnels soignants gardés par les animateurs de la commune, seniors de la résidence Hélène Moutet ou bénéficiaires du portage de repas, policiers municipaux... Tous ont bénéficié de repas confectionnés par les agents de la commune pendant toute la durée du confinement. Une activité certes moins importante qu’en temps normal, avec 115 repas quotidiens contre 1 400, mais réalisée dans des conditions spécifiques. Plus que le nombre de plats, c’est en effet toute la chaîne de production et de distribution qui a été repensée pour permettre le plus grand respect des mesures sanitaires liées à la Covid-19.

Des mesures d’hygiène encore plus drastiques

Habitué des mesures d’hygiène strictes, le service restauration a encore poussé un peu plus loin son exigence sanitaire.
En plus de l’usage de savon bactéricide, les équipes utilisent désormais systématiquement un virucide efficace contre la Covid-19 et compatible avec le nettoyage de toutes les surfaces, notamment le sol et les murs. Pour permettre au service d’assurer ses missions, un roulement a été instauré.
Deux équipes travaillent deux fois 5 jours, avant de laisser la place à l’autre groupe. Au sein des effectifs en service, les agents n’arrivent pas tous en même temps. Objectif, limiter au maximum les interactions. Seule la directrice du service est présente tous les jours, de l’ouverture du service tôt le matin à la fermeture en milieu d’après-midi. Une organisation qui, en plus de limiter les risques de contagion, a permis de rassurer l’ensemble des agents.

En livraison, des précautions supplémentaires

Si rien n’est laissé au hasard en cuisine, il en est de même lors des livraisons. C’est ainsi équipés d’une surblouse, d’un masque, d’une visière et d’une charlotte que les livreurs déposent les repas devant la porte des seniors (après avoir sonné) ou dans le réfectoire de la résidence Hélène Moutet, avant une distribution au porte à porte par la direction. Un système efficace puisqu’aucune contamination n’est à signaler.
À noter que le service restauration a instauré un dispositif plus poussé de traçabilité, lui permettant en cas de problème de remonter rapidement la chaîne de production et de distribution.

Des produits frais pour des repas chauds

Malgré la crise, le service restauration a tenu à ne pas faire le choix de la facilité. Pas de plats froids et insipides, les équipes ont continué de miser sur des produits frais et des repas livrés chauds. De quoi redonner le moral aux bénéficiaires, notamment les seniors confinés.
Un choix pas toujours facile, notamment au plus fort de la crise, alors que les cuisiniers ont été confrontés à de grosses difficultés d’approvisionnement.
Heureusement, le service dispose d’un stock tampon d’un mois en surgelé, épicerie ou encore produits laitiers, et ce même hors période de crise. Une précaution qui lui a permis de faire face sans aucun souci, tout en garantissant des repas équilibrés et sains.

En chiffres

• 30 jours c’est le stock tampon minimal dont dispose le service restauration
• 115 c’est le nombre de repas sortant des cuisines chaque jour actuellement
• 18 c’est le nombre d’agents du service mobilisés pendant la crise (sur un total de 24)